Attraverso l’intervento di riordinamento e inventariazione, rappresentato in questa sede, si è voluto mantenere intatto l’ordinamento storico del fondo e la sedimentazione delle carte, identificando ed illustrando la struttura archivistica e scegliendo come unità minima di descrizione l’unità archivistica (Come unità archivistica si è stabilito il fascicolo). Vista l’improbabilità di ampliamenti del fondo dopo quasi quarant’anni di conservazione delo stesso da parte della Fondazione Cineteca di Bologna si è preferito attribuire una numerazione continuativa per tutte le unità archivistiche che costituiscono il fondo.
La struttura del fondo è risultata fin da subito ben evidente: tre corposi raggruppamenti di corrispondenza, organizzati in ordine alfabetico per mittente erano intervallati da fascicoli tematici, riferiti a progetti più o meno collaterali alla pubblicazione della rivista “Film”. I tre nuclei di corrispondenza identificati avevano attinenza coi rispettivi fascicoli tematici da un punto di vista cronologico e storico. Questa struttura è stata resa nell’inventario con la creazione di tre serie archivistiche, ognuna composta da una sottoserie di “Corrispondenza generica” e da una sottoserie denominata “Corrispondenza specifica, progetti particolari e amministrazione” (Fa eccezione la prima serie che è costituita anche da una terza sottoserie denominata “Corrispondenza con le case di produzione”). Tale ordinamento delle carte rispecchia tre fasi importanti della vita e della carriera del soggetto produttore, oltre che della storia nazionale: il periodo degli esordi, della fondazione e del successo della rivista “Film”, il periodo della Repubblica di Salò e del lento declino della rivista e, infine, il periodo successivo alla fine della Seconda Guerra Mondiale, con la fondazione della nuova rivista “Film d’Oggi” e successivamente la collaborazione con “Il Tempo”, ultima testata in cui Mino Doletti lavorerà. Esclusa da questa struttura è la raccolta di disegni e vignette, da considerarsi come una collezione di opere voluta dal soggetto produttore, certamente collegata al suo ruolo di direttore di rivista, ma con una sua identità a sé stante.

Da un più approfondito studio della documentazione sono emersi maggiori dettagli sulla tenuta delle carte nella loro fase corrente. Innanzitutto Mino Doletti non è sempre il mittente o il destinatario della corrispondenza, infatti si possono ritrovare anche i suoi più stretti collaboratori all’interno della redazione della rivista “Film”, come Paola Ojetti e Corrado Pavolini, fino al 1945 circa, Franco Barbieri e Angela Calfus, dopo il 1945, oppure ci possono essere lettere intestate direttamente alla rivista “Film” e alla società “Editoriale ‘Film'”, nome effettivo della casa editrice della rivista. Inoltre, è presente anche corrispondenza tra altre persone inviata probabilmente per conoscenza a Mino Doletti.
Proseguendo, in alcuni casi l’organizzazione delle carte non prende in considerazione esattamente il mittente quanto più la persona di cui si parla nella lettera e in questi casi era prassi per l’efficace collocazione delle carte in uno schedario, nella fase corrente dell’archivio, sottolineare o cerchiare con matita rossa il cognome da prendere come riferimento. Di questo schedario sono presenti tutt’ora delle tracce, infatti la documentazione ha spesso i segni dei buchi fatti per tenerla unita in un raccoglitore e sono ancora presenti dei cartoncini divisori con l’indicazione della lettera alfabetica, strumenti per una miglior organizzazione delle carte e per un più veloce reperimento delle stesse. A ulteriore testimonianza di un sistema rigoroso di gestione della documentazione è la presenza di note manoscritte di Mino Doletti, spesso tracciate con matita blu, come “archiviare”, “archivio”, “conservare”, “cartella sua”, tutte indicazioni su come trattare e organizzare i documenti.

Date queste considerazioni, si è quindi proceduto nel costituire in fascicoli la corrispondenza che compone le tre sottoserie “Corrispondenza generica” e la sottoserie “Corrispondenza con le case di produzione”, utilizzando e mantenendo come criterio quello del mittente, come storicamente era stato fatto. Successivamente si sono identificati mittente e destinatario e con questi elementi si è attribuita una denominazione al fascicolo, utilizzando forme standardizzate, di cui si darà notizia in fondo. In alcuni rari casi si è preferito denominare i fascicoli privilegiando il contenuto della documentazione, soprattutto nei casi in cui non si trattava propriamente di corrispondenza, o il tipo documentario, come per alcuni biglietti da visita quando è risultato difficile riconoscere il mittente o il destinatario.
Inoltre, nei casi in cui è stato difficile risalire con certezza al nome o al cognome degli interlocutori, soprattutto con documentazione manoscritta, è stato proposto un nome o un cognome disambiguante, segnalato da parentesi quadre. Infine, visti i numerosi interlocutori con personalità giuridica, come enti, aziende, case di produzione cinematografica, agenzie, società pubblicitarie, con cui la corrispondenza è stata scambiata e visto che le loro denominazioni talvolta erano poco chiare all’interno del flusso del testo, si è deciso di porre tra virgolette semplici (apici singoli) le denominazioni di questi soggetti.

A conclusione si esemplificano le forme standardizzate utilizzate per attribuire le denominazioni ai fascicoli:
– “Tra… e…”: forma utilizzata quando è presente uno scambio di lettere in entrata e in uscita (es. fasc. 6 “Tra Mino Doletti a Giuseppe Addamonte”);
– “Da…a…”: forma utilizzata quando è presente solo una lettera in ingresso o in uscita (es. fasc. 14 “Da Maria Basaglia Albani a Paola Ojetti”);
– “A…”: forma utilizzata quando si è identificato solo il destinatario (es. fasc. 157 “A Paul Collaert”).